派遣社員の勤怠管理の課題は？勤怠管理システムを導入するメリットを解説します！

派遣社員の勤怠管理は、社員の勤怠管理よりも複雑になることもあるため、さまざまな課題があります。
今回の記事では、派遣社員の勤怠管理における課題と、それらを解決するためにシステムを導入することのメリットについて紹介します。

派遣社員の勤怠管理の課題　

派遣社員の勤怠管理をスムーズに進めるためには、多くの課題があります。
ここでは代表的な課題を4つ紹介します。
派遣社員を雇っている企業や、派遣している企業は勤怠管理をスムーズに進めるための参考にしてみましょう。

派遣先と派遣元の両方が管理する　

派遣社員は、派遣元に所属しながら、派遣先の指揮のもとで業務を行います。
そのため、派遣社員の勤怠管理には派遣元と派遣先の両方が関わる必要があります。
また、勤怠管理方法は企業ごとに異なり、派遣社員が所属する会社と働く会社が異なる方法を採用しているケースも珍しくありません。
派遣先と派遣元で管理方法が異なる場合は、派遣元は派遣先から受け取った勤怠データをそのまま業務に使えないことがあります。
そのため、派遣元・派遣先でデータを一括管理できるシステムの導入が求められます。

派遣元と派遣先で勤怠管理の項目が違う　

一口に勤怠管理といっても、派遣社員の場合、派遣先と派遣元で取り扱う項目が違います。
派遣元が扱う項目は、賃金の支払い・有給休暇・労災保険などです。
派遣社員は派遣先との間で雇用契約を締結するわけではないため、派遣元が賃金の支払いや有給の付与などについての管理を行います。
また、派遣先が扱う項目は、労働時間管理・休暇の取得・安全衛生管理などです。
派遣社員が快適に働くための安全面の管理・ハラスメント防止などは、派遣先が行うように義務付けられます。

労働時間をリアルタイムに把握できない　

派遣社員の出退勤の状況や労働時間の管理は、派遣先が請け負います。
そのため、派遣元は派遣社員の実働時間や出勤・休憩の状況、残業時間の有無などをリアルタイムに把握できません。
派遣元はこれらの勤務状況を把握しないと給与計算ができません。
そのため、派遣先と派遣元で勤怠データを共有するような仕組みの導入が求められます。

勤怠データを一括管理できない　

派遣社員の働く場所は1つではなく、多くの派遣先に出向きます。
そのため、勤怠データの形式が派遣先ごとに違ったり、全てのデータを収集するまでに時間がかかったりします。
また、データを後からまとめて集計すると時間がかかるうえ、集計ミスが発生する可能性もあるでしょう。
そのため、派遣元と派遣先の円滑な情報共有や、集計ミス防止の機能の付いた勤怠管理システムの導入が求められます。

派遣社員対応の勤怠管理システムを導入するメリット

派遣社員の勤怠管理をスムーズに進めたいときは、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
ここからは、勤怠管理システムの導入で得られるメリットを4つ紹介します。
導入を検討している企業は参考にしてみましょう。

派遣元と派遣先の勤怠管理を一元化　

派遣元・派遣先が共同でシステムを運用すると、勤怠情報の共有がスムーズです。
システムへのアクセスは派遣先・派遣元どちらも自由にできるため、情報共有のために連絡を取り合う手間や費用を減らせます。
また、派遣先と派遣元で同じシステムを導入することで、勤怠管理に関するルールを統一できます。
形式が異なる給与計算データを都度修正する必要がなくなるため、業務がスムーズに進むメリットは大きいといえるでしょう。

勤怠管理業務の効率化　

勤怠管理システムを導入すると、派遣社員の労働時間の確認やデータの集計を自動で行えます。
これによって、派遣先は派遣元へ勤怠情報を通知する必要がなくなり、勤怠情報の管理に時間を取られることがありません。
勤怠管理システムがあれば出退勤時間や休憩時間などは、システム上に登録されるため、効率的に勤怠管理ができます。
また、給与計算システムと連携すれば、派遣元の給与計算作業も軽減可能です。

ミスの防止につながる　

タイムカードを用いた勤怠管理では、タイムカードを派遣先が回収しなくてはなりません。
派遣元はタイムカードに打刻された数値をパソコンに入力し、そこから給与を計算するなど、作業や手間の多い管理方法を行う必要があります。
勤怠管理をシステムで自動化すれば、打刻漏れや集計ミスなどの人為的ミスも低減します。
また、入力したデータにエラーがあればシステムから通知がされるため、ミスの修正やチェックに要する時間も削減可能です。

法令を順守した勤怠管理が可能　

36協定を順守するためには、残業時間は定期的にチェックをする必要があります。
手作業で行う場合、チェック漏れがあったり、管理が行き届かなかったりすることもあるでしょう。
勤怠管理システムを導入すれば、残業時間が規程内に収まっているかの確認がリアルタイムに確認できます。
月の途中で残業時間が規程を超えそうなペースである場合は、派遣先や派遣社員へ伝えることが可能です。

派遣社員対応の勤怠管理システムの選び方　

勤怠管理システムには、搭載している機能や料金プランがさまざまなものがあります。
そのため、どれを導入すればよいか分からない企業も多いでしょう。
ここからは、システムを選ぶときのポイントについて紹介します。

必要な機能が搭載されているか　

システムを導入する前に、社内における課題解決にどのような機能が必要かを洗い出しましょう。
その上で、必要な機能を備えたシステムを選びます。
勤怠管理システムに搭載されている基本的な機能は、不正打刻を防ぐGPS打刻機能や、有給休暇や残業申請などに使われる労務機能などです。
デザインの見やすさや入力のしやすさなどもシステムを選ぶ際に重視したいポイントです。

導入形態で選ぶ　

勤怠管理システムには、大きく分けて「クラウド型」「オンプレミス型」の2種類があります。
クラウド型はサーバーにログインして使うシステムで、初期費用を抑えやすいことが利点です。
一方で、企業が必要な機能を後から加えられるカスタマイズ性は低いといえます。
オンプレミス型は、自社のサーバーにインストールしたシステムを使う形式です。
ランニングコストが低くカスタマイズ性も高いものの、初期費用はクラウド型よりも高くなる傾向があります。

サポート体制の充実度　

勤怠管理システムは機能だけではなく、サポート体制も製品ごとにさまざまです。
訪問や電話、メールやチャットなど、どのような形式でサポートを受けられるかを購入前に確認しておきましょう。
サポートが無料のものもあれば、一部が無料のもの、有料オプションとして受け付けているものなど料金体系もさまざまです。
勤怠管理には社員の情報が含まれるため、セキュリティやサポートのしっかりしたシステムを選ぶとよいでしょう。

派遣社員の勤怠管理はプロモーションテクノロジープラス！　

プロモーションテクノロジープラスは、派遣社員の勤怠管理をサポートするシステムです。
直観的に確認できるデザインを採用しており、入力されたデータを簡単に確認できます。
出退勤のデータはスマートフォンから入力でき、リアルタイムで出勤状況の確認が可能です。
また、電話対応・オンライン対応両方でのサポートを受け付けており、使い方が分からない場合は何度でも相談できます。
派遣社員の勤怠管理でお困りの方は、プロモーションテクノロジープラスがおすすめです。

まとめ

派遣社員の勤怠管理は、派遣先と派遣元がやり取りをしながら進めなくてはいけません。
手動での勤怠データ入力は手間がかかり、入力ミスが生じる可能性もあります。
派遣社員の勤怠管理システムを導入すれば、勤怠管理にかかる手間や費用を減らせます。
勤怠管理システムにはさまざまなものがあるため、機能や料金、形態など、自社が求める条件に合うものを選びましょう。