請求書の電子化とは？電子帳簿保存法改正による影響や電子化のメリット・デメリットを解説します！

近年、請求書を電子化する取り組みが多くの企業で進められています。
今回の記事では、請求書の電子化の概要や法改正による影響、電子化のメリット・デメリットなどをご紹介します。
自社で取り組むときの参考にしましょう。

請求書の電子化とは？　

請求書の電子化とは、紙媒体で発行していた請求書を、電子データで発行することです。
電子化した請求書は、メールやWebサイト、クラウドなどのシステムを経由して取引先へ送信できます。
近年、郵便料金の値上げや経理作業の増加などを理由に、費用や負担を減らすために請求書の電子化を進める企業が増えています。
また、電子化しておけば場所を取らないため、保管場所の問題も解決できるという点も利点です。

電子帳簿保存法改正による影響は？　

2022年1月に、改正電子帳簿保存法が施行されました。
改正電子帳簿保存法は、会計帳簿や請求書、領収書などの書類の保存方法について定めた法律です。
この法律によって、電子データとして受領した請求書は電子データのまま保存が義務付けられました。
以前よりもデータを電子的に保存するための要件が緩和されたこともあり、2022年以降は多くの企業が請求書の電子化に取り組んでいます。

請求書を電子化するメリット（送付側）　

請求書の電子化には、送付側・受領側両方にメリットがあります。
ここからは、請求書を電子化することで送付側が得られるメリットを紹介します。
請求書の電子化を検討している方は参考にしてみましょう。

コスト削減　

請求書を電子化すると、請求書の印刷費や郵送費の削減につながります。
また、発送作業や控えの管理などにかかる手間も削減が可能です。
請求書1件あたりの発行にかかる費用や手間はそれほど大きなものではないものの、年間を通して見ると、大きな費用削減や作業工数の削減につながります。
また、ペーパーレス化の実現による、自然環境への負荷の低減効果も期待できます。
作業の効率化や必要費用の削減などに取り組みたい企業は、請求書の電子化を進めるとよいといえるでしょう。

テレワークの促進につながる　

請求書を電子化すれば、インターネット環境と電子端末さえあればどのような場所からでも請求業務を行えます。
そのため、会社以外の場所から請求書の発行作業が可能です。
請求業務のためだけに会社へ出社する必要がなくなるため、在宅勤務やテレワークの促進につながり、自由な働き方につながります。
自宅やシェアオフィスなど、自分の集中しやすい場所で電子請求書の作成・送付が行えるため、リモートでの働き方が好ましい人にとっては大きな利点だといえるでしょう。

管理が容易になる　

請求書を電子化すると、電子ファイル形式で簡単に管理が可能です。
印刷やファイリングが不要になり、場所を取らずに保存ができます。
また、電子化することで請求書が検索しやすくなり、再発行や修正依頼にも迅速な対応が可能です。
目的の請求書を探すためにファイルを取り出して1枚1枚捲って探す必要がなくなるため、作業の簡易化・時間の短縮につながります。
毎月多数の請求書を扱う企業では、電子化を進めておきたいといえるでしょう。

請求書を電子化するメリット（受領側）　

ここからは、請求書を電子化することによって受領側が得られるメリットを紹介します。
これから請求書の電子化に取り組む企業は参考にしてみましょう。

請求書を即受け取れる　

請求書を電子化すると、メールやクラウドサービスで請求書をやり取りできます。
メール添付やWebからのダウンロードで速やかに請求書を受け取れるため、郵送時に生じる発送から到着までの待ち時間がありません。
そのため、請求書が届いておらず支払い作業ができないといった事態を避けることが可能です。
作業時間が短縮されることで、支払いや帳票処理に余裕を持って対応できます。

業務の効率化　

紙で請求書をはじめとしたさまざまな書類の管理を行う場合、印刷やファイリング作業に手間がかかります。
後から必要な請求書を探すときも、ファイルを1ページずつ捲って探さなくてはなりません。
電子データで請求書が保管されていれば、ファイル名や発行日などを使って簡単に検索ができます。
そのため、紙で保管する場合に比べて、受領済みの請求書を探す時間がかかりません。
また、請求書を印刷してファイルに入れて整理する必要がないため、管理の手間も削減できます。

情報共有が容易　

紙の請求書を社内で回覧すると、全員が閲覧し終えるまでに時間がかかります。
また、全員に情報が行きわたるまでの間に請求書を紛失してしまう可能性もあるでしょう。
電子データとして受け取った請求書は、複数の担当者が同時に確認できます。
また、社内にいなくてもメールやシステムを通して共有できるため、請求書を用いた作業のためだけに出社する必要がありません。
そのため、リモートワークで働く人にもスムーズに資料を確認してもらえます。

請求書を電子化するデメリット　

請求書の電子化には、注意点もあります。
導入時の手間や必要な費用を考えると、電子化に踏み切れないこともあるでしょう。
ここからは、請求書電子化のデメリットを3つ紹介します。

導入費用がかかる　

請求書発行システムの導入には、一定の費用が必要です。
システム契約にかかる初期費用だけではなく、月額利用料を筆頭にランニングコストもかかります。
そのため、費用がかかることがネックで電子化やシステムの導入に踏み切れない企業も多く存在します。
システムを導入すれば後々作業の効率化や書類の保存にかかる経費の削減などが実現するものの、費用が発生することのハードルは大きいといえるでしょう。

業務フローの見直しが必要　

これまで紙で行っていた作業を電子データで行うように変えることで、請求書に関連する業務フロー全体を大きく見直さなくてはならなくなる可能性があります。
また、関連業務の担当者への電子化についての周知や、システムを扱うためのマニュアルの策定などの対応も必要です。
そのため、日々の業務をこなすことに手一杯で、電子化のために必要となる追加の業務まで手が回らない場合は、電子化に踏み切ることに躊躇することもあるでしょう。

紙の請求書が残ることがある　

自社が電子化を進めようとしても、取引先が電子データに対応しておらず、紙での対応を希望する場合もあります。
紙での対応を希望する取引先が1社でも存在する限り、請求業務の全てを電子化することはできません。
取引先ごとに紙と電子データの取り扱いを変える必要が出てくると、電子化前よりも手間が増えてしまう可能性もあります。

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帳票の管理や作業がクラウド上で可能になり、インターネット環境さえあればどこからでも利用可能です。
また、別々のファイルで管理しなくてはならなかった日報や進捗状況、スケジュールなどの情報を一元管理できます。
システム内の情報はExcelやCSVにエクスポートできるため、必要なデータを抽出することも可能です。
書類の電子化を検討している企業はぜひ導入をご検討ください。

まとめ

請求書を電子化すると、これまで紙で管理してしなくてはならなかった請求書が、場所を取らずに保存できます。
また、取引先との共有がスムーズになったり、クラウドを利用すればリモートでも業務が可能になったりするなどのメリットもあります。
一方で、導入に費用や業務フローの見直しが必要になることは、企業にとって大きなハードルであるといえるでしょう。
請求書の電子化によるメリットとデメリットを理解し、自社での導入を検討しましょう。