勤怠管理システムでAPI連携を行うメリットを解説｜CSV連携との違いも

この記事では、勤怠管理システムでAPI連携を行うメリットや、CSV連携との違いについても詳しく説明します。
API連携によってデータの自動同期やリアルタイム更新が可能になり、業務効率の向上・ミスの削減・データのサイロ化防止につながります。

API連携とは

API（Application Programming Interface）は、異なるソフトウェアやシステムがデータや機能を共有し、連携するための仕組みです。
API連携では、複数のシステム間でスムーズにデータを交換し、機能を拡張することで、効率的かつ効果的なサービスを実現できます。
特にWeb APIを活用すれば、開発工数を削減しながら、クラウドサービスや外部システムとの接続も容易に行えます。
API連携は、現代の多様なアプリケーション開発において不可欠な技術といえるでしょう。

API連携のメリット

API連携を活用することで、システム間でデータを自動的に共有し、リアルタイムで更新が可能です。
その結果、手作業が減少して業務効率が向上するだけでなく、入力ミスやデータのズレも防止できます。
ここでは、API連携の4つのメリットを詳しく紹介します。

開発のコストがかからない

システムをゼロから構築する場合、要件定義から開発、テストに至るまで多大な時間と費用がかかります。
しかし、API連携を活用すれば、既に実装済みの機能を組み合わせるだけで済むため、開発費用や工数を大幅に削減が可能です。
ECサイトのクレジットカード決済を例にすると、APIを利用することでセキュリティ対策や開発費用が抑えられ、UX向上と開発・実装スピードの向上が図られます。
API連携は、費用削減と効率的な開発を実現するために非常に有効な手段です。

最新の状態を保てる

API連携は情報にタイムラグがなく、常に最新のデータをリアルタイムで取得できます。
CSV連携の場合、最新のファイルを手動で取り込むまで古い情報しか表示されませんが、API連携なら自動的に最新のデータが取得され、即座に反映されます。
また、APIを通じてデータや外部の機能を活用できるため、効率的なシステム運用が可能です。

作業効率が上がる

API連携を活用することで、業務効率を大幅に向上させられます。
例えば、勤怠管理システムと給与管理システムの連携です。
勤怠データを給与管理システムに自動で取り込むことで、ヒューマンエラーを防ぎ、データ修正の手間を削減できます。
さらに、APIを利用すればリアルタイムで最新の情報を取得できるため、迅速な意思決定が可能です。

機能を拡張できる

API連携を活用することで、既存のシステムやアプリケーションに新たな機能を簡単に追加可能です。
外部のサービスやシステムの機能を自社のシステムに取り込むことで、機能の拡張がスムーズに行えます。
また、システムをモジュール化することで、必要な機能だけを柔軟に追加や変更でき、システム全体を効率よく管理できるようになるでしょう。

勤怠管理システムはAPI連携できる？

勤怠管理システムにはAPI連携が可能な製品もあり、人事管理システムや給与計算ソフトなどとシームレスにデータを共有できます。
打刻情報を基に従業員の労働時間を管理できれば、過剰労働の防止や正確な給与支払いに貢献します。
API連携で手動でのデータ入力作業を削減することで、人事労務の業務効率化が図れるでしょう。
他にも、グループウェアとの連携で、社内のコミュニケーションや情報共有を円滑化し、業務全体の効率向上にも寄与します。

勤怠管理システムに給与計算をさせることの効果

勤怠管理システムに給与計算をさせることで、手作業によるミスや作業時間が大幅に削減されます。
自動化によって効率的かつ正確な給与計算が可能なため、業務負荷の軽減と労務管理の精度向上が期待できるでしょう。
ここでは、勤怠管理システムに給与計算をさせることの効果について4つ紹介します。

勤怠情報から給与を自動で計算する

勤怠管理システムを導入していても、給与計算が手作業だと生産性は向上しません。
そこで給与計算システムと勤怠管理システムをAPI連携させることで、勤怠情報を自動的に給与計算へ反映できます。
その結果、手作業の給与計算に必要な時間や労力が削減されるだけでなく、ヒューマンエラーも防止されます。
結果として、給与計算のズレやミスが発生しにくくなり、業務効率が大幅に向上するでしょう。

経理担当者の負荷を軽減できる

就労時間の集計や給与計算は、手間と時間がかかる業務です。
特に中小企業では、経理担当者が総務や人事業務との兼任も多く、給与計算にも時間がかかります。
勤怠管理システムと給与計算を連携させることで、手当や控除金額の計算、間違いのチェック作業などを自動化できます。
これによって、手間や作業時間が大幅に削減され、経理担当者は他の業務に注力できます。その結果、業務の効率化と残業時間の削減が実現し、属人的な業務も解消されるでしょう。

法改正にも対応できる

クラウド型のシステムは、法改正に迅速な対応ができることも大きなメリットです。
法律が変更されると、税金や給与の算出方法も変わります。
クラウドシステムは自動で最新の法律に則った情報にアップデートされるため、新しい法律に基づく管理や計算が可能です。
その結果、給与の支払いミスや法的トラブルのリスクを最小限に抑えられます。

タイムカードの保管がいらない

タイムカードは手軽に導入できる反面、社員数が多い企業や拠点を多数持つ企業、多様な働き方に対応したい企業は管理が複雑になるため不向きです。
クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、勤怠情報はデジタルデータとして残るため、タイムカードの保管や管理が不要です。
また、データ化することで手入力による転記が不要となり、業務効率が大幅に向上します。
ただし、導入した勤怠システムが自社の就業規則に合致していない場合、一部手作業が残る可能性はあります。

よくある質問

勤怠管理システムやAPI連携に関する疑問・悩みもあるでしょう。
ここでは、API連携とCSV連携の違いや、API連携できる勤怠管理システムについて解説します。

CSV連携との違いは？

API連携とCSV連携の主な違いは、自動化とリアルタイム性にあります。
API連携では、システム間でデータの自動同期が行われ、情報共有のタイムラグが解消されます。
これによって、データの入力や変更がリアルタイムで反映され、人的ミスやデータのサイロ化が防げるでしょう。
一方、CSV連携ではファイルのダウンロードとアップロードを手作業で行うため、リアルタイム性が欠如し、手作業の工程が発生します。
迅速なデータ更新が必要な場合は、API連携がより適しています。

API連携できる勤怠管理システムは？

プロモーションテクノロジーの勤怠管理システムは、API連携機能を備え、外部システムとのスムーズな統合を実現します。
これによって、給与計算ソフトやHR管理システムとの自動データ同期ができ、手作業によるエラーやデータのサイロ化を防げるでしょう。
リアルタイムでの情報共有によって、業務効率が大幅に向上します。

プロモーションテクノロジーの詳細については、[こちら]をご覧ください。

まとめ

勤怠管理システムのAPI連携を活用することで、データの自動同期とリアルタイム更新が実現します。
手作業によるデータ入力やCSVファイルの転送を排除し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
API連携はデータの精度を高め、エラーを減少させるため、よりスムーズな勤怠管理が期待できます。
従来の手入力による管理方法に比べ、システム間の情報共有が迅速で正確になり、業務の効率化や費用削減・ヒューマンエラー防止に寄与するでしょう。