派遣管理のDX化とは？DX化のメリットやポイントを紹介！業務効率アップのために

人材派遣業務には多くの労力がかかります。なるべく効率化して労力を減らしたいとお考えの企業も多いでしょう。
人材派遣業務を効率化するためには、業務をDX化し、人材派遣管理システムを導入するという方法が有効です。
本記事では、派遣管理業務におけるDX化の必要性・メリット・注意点・ポイントなどをご紹介します。

DX化とは何か？

そもそもDXとは「デジタルトランスフォーメーション」を略した言葉です。「デジタルトランスフォーメーション」とは、企業が業務プロセスを改善したり変革したりすることを指します。
DX化でこれまでのデータやデジタル技術を活用しながら、業務の効率化を図ることは重要です。しかしそれだけでなく、製品・サービス・プロセス・ビジネスモデルそのものを含んだ抜本的な改革によって、企業間競争における優位性を確立することもDX化の役割です。

派遣管理業務におけるDX化の必要性

近年、派遣管理業務におけるDX化が重要視されています。そして、その背景には新型コロナウイルス感染症の影響があるのです。
世界的な新型コロナウイルス感染症の流行により、派遣管理業務のみならず全業種において、デジタル化へのシフトは避けて通れなくなっています。その中でもとりわけ、複数の業種を仲介する人材派遣業ではDX化が不可欠となっているのです。
派遣管理業務にはデジタル化で解決できる課題が多数あります。デジタル化によって無駄を極限まで削減できれば、より競争力のあるサービスを創出できるのです。

人材派遣管理システム

派遣管理をDX化する際には、人材派遣管理システムを導入します。
人材派遣管理システムとは、人材派遣業務に関する情報を入力するシステムのことです。
人材派遣業務は多岐に渡ります。とりわけ事業規模が大きいと、Excelのみで業務管理するのは困難を極めるでしょう。
そうしたケースにおいて、人材派遣管理システムにより膨大な情報をデータベースとして扱うと、業務の効率化が達成できるでしょう。

DX化するメリットは？

派遣管理業務をDX化することにはさまざまなメリットがあります。
ここからは、派遣管理業務のDX化、ならびに人材派遣管理システムの導入で得られるメリットをいくつかご紹介します。

人材やクライアント管理の効率化

DX化することで、人材管理やクライアント管理の効率化が図れるでしょう。
派遣管理の業務はスタッフ管理・勤怠管理・求人管理だけでなく、適切な派遣先へ人材を送る人材管理や、派遣先や営業先を管理するクライアント管理も含みます。
従来は管理業務を全て手作業で行う必要がありましたが、そのために管理のミスや社員への負担は増加していました。
システムを活用して効率化すると、手作業によって発生していたミスを減らしたり、社外業務を円滑にしたりできるのです。
また、効率化によって得た時間で他の業務をできるため、残業時間を減らせるといったメリットにもつながります。

給与計算・請求管理など労務管理の効率化

給与計算や請求管理といった労務管理も効率化できます。
「人材派遣管理システム」という名前ではありますが、システムを活用することで人材管理業務だけではなく、スタッフの給与計算や勤怠管理などの労務管理もできるのです。システムで労務管理も行うと、労務管理をする社員の負担や、手作業で生じていたミスを減らせます。
システムを適切に活用すれば、労務管理業務の効率化だけではなく、経営状態の把握や改善にもつながるでしょう。

マッチングの質が向上する

人材派遣管理システムを活用すれば、派遣するスタッフと派遣先のクライアントとのマッチングに関しても、質の向上が見込めます。これは、人材派遣管理システムに情報を入力しておくと、需要(派遣先のクライアント)と供給(派遣スタッフ)を瞬時に把握できるためです。
システム上には派遣スタッフとクライアント双方の情報を入力できます。派遣スタッフの情報を登録しておくことで、クライアントの求める人材をより早く正確に見つけられるのです。
また、データを多く登録すればするほど、マッチングの質は向上していきます。

セキュリティ強化

派遣管理業務や労務管理業務の効率化だけではなく、セキュリティ強化ができるというメリットもあります。
派遣会社で取り扱う情報は、派遣スタッフの個人情報、あるいは派遣先の企業情報です。これらは機密性が高く、安全に管理する責任があります。従来の人材派遣会社では紙でこれらを保管していましたが、紛失や個人情報の流出に繋がるリスクも甚大でした。
システムを導入すると、個人情報を暗号化して保管できるようになります。紙ベースで保管することで発生するトラブルがなくなるだけではなく、セキュリティ強化もできるため、情報漏洩のリスクを大きく低減できるのです。

DX化には注意点も

DX化をすると、業務の効率化のみならず、セキュリティ強化やマッチングの最適化などといったさまざまなメリットがあります。しかし一方で、派遣管理業務のDX化に際して人材派遣管理システムを導入するには、いくつかの注意点も考慮しなければなりません。
DX化する際の主な注意点は、システムの導入および運用にはコストがかかることと、オペレーションの変更や社員教育が必要であることです。社員一人だけがシステムを使える状態だと、その人が休職あるいは退職するとシステムを適切に使えなくなるため、複数人に教育しておかなければなりません。
これらの注意点を理解し、必要に応じて対策を練ってから導入することが大切です。

DX化する際のポイント

派遣管理システムを導入しても適切に使わなければ意味がありません。
ここでは、派遣管理をDX化し、人材派遣管理システムを導入する際のポイントについてご紹介します。

業務範囲が自社の導入目的に合っているか

自社の導入目的とマッチしているシステムを選ぶことが大切です。
現在、派遣管理システムにはさまざまな種類があります。システムによって機能も得意分野も異なるため、まずは自社の導入目的を明確にしてから、業務範囲が合っているかを確認しましょう。
必要ない機能を搭載しているシステムの導入は、むしろコストの無駄となってしまいます。また、必要なシステムが搭載されていないと、導入しても効果が得られません。どのような機能が必要なのか、自社がカバーしたい範囲を効率化できるかなどを検討し、最適なシステムを選ぶことが大切です。
どのシステムが最適か迷う場合は、派遣管理業務を幅広く網羅するオールインワンタイプがおすすめです。

システムの種類

システムの種類も慎重に選びましょう。
派遣管理システムにはさまざまな種類があり、それぞれに特化した機能が備えられています。具体例としては、マッチング機能の精度向上に特化したタイプ、クライアントの情報・案件・契約を管理できる営業に特化したタイプ、労務・給与・請求・勤怠管理などの情報共有に特化したタイプなどがあります。
どのようなタイプが必要なのかを検討することから始めましょう。

従業員が操作しやすいか

システムを利用する従業員が使いやすいかどうかも大切です。なぜなら、システムを導入したところで、従業員が適切に操作できなければシステムを活用できないからです。
操作性や利便性の良さ、サポートがあるかどうかなども、システム選びの判断材料となります。お試し体験ができる場合は、社員に操作性を確認してもらうとよいでしょう。

導入・運用コストが適切か

派遣管理システムを導入し、運用するにはコストがかかります。初期費用やランニングコストなどの費用面が適切かどうかを確認することも大切です。
派遣管理システムは、大きく「パッケージ型」と「クラウド型」の2種類に区別できます。価格もそれぞれ異なるため、費用対効果の高さも含めて適切なものを選ぶことが重要です。

まとめ

派遣管理業務のカバーする範囲は膨大であり、事業規模が大きくなるほど負担も増えます。情報の管理がExcelでは対応しきれなくなることもあるでしょう。
DX化をすることで、派遣管理業務の負担は軽減できます。また、派遣管理システムは派遣管理だけでなく労務管理も効率化できたり、セキュリティ性を強化できたりするなど、さまざまなメリットもあります。
注意点を踏まえた上で、予算や導入目的にマッチした派遣管理システムを導入しましょう。